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Was ist zu beachten, wenn Arbeitgeber Bilder von Beschäftigten anfertigen und veröffentlichen wollen, etwa für Internetauftritte des Unternehmens, Werbematerialien oder Veranstaltungsfotos auf der Internetseite? 

Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses gelten eine Reihe von Sonderregelungen. Beschäftigtendaten dürfen regelmäßig nur verarbeitet werden, wenn dies für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist (§ 26 Abs. 1 BDSG). Die Anfertigung von Bildern der Beschäftigten gehört regelmäßig nicht zum Inhalt des Beschäftigungsverhältnisses und ist daher nur mit Einwilligung möglich (es sei denn es handelt sich z.B. um Models oder Fernsehmoderatoren).

In allen anderen Fällen benötigt der Arbeitgeber eine Einwilligung des Beschäftigten bevor er ein Foto von diesem anfertigt und veröffentlicht. Die im Beschäftigungsverhältnis oft problematische Freiwilligkeit der Einwilligung kann in der Regel angenommen werden, wenn für die beschäftigte Person ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird oder Arbeitgeber und beschäftigte Person gleichgelagerte Interessen verfolgen (§ 26 Abs. 2 BDSG). Dafür ist es erforderlich, dass die Beschäftigten ein echtes Wahlrecht haben, ob ein Foto von ihnen angefertigt und veröffentlicht wird oder nicht.

Damit die Einwilligung wirksam ist, muss sie zwingend vor – und nicht erst nach – der Aufnahme und ihrer Veröffentlichung eingeholt werden. 

Die Einwilligung in Fotoaufnahmen und Veröffentlichungen muss zwar nicht zwingend schriftlich eingeholt werden, allerdings dürfte sich der Nachweis anderenfalls nur schwer führen lassen, sodass die Schriftform allein aus Gründen der Dokumentation dringend zu empfehlen ist (vgl. § 26 Abs. 2 S. 3 BDSG).

HINWEIS: Zwar ist die Einwilligung Beschäftigter in die Veröffentlichung von Film- und / oder Fotoaufnahmen grundsätzlich möglich, dies ist jedoch mit datenschutzrechtlichen Herausforderungen verbunden. In jedem Fall sind die Voraussetzungen des Art. 7 DSGVO einzuhalten sind. Insbesondere im Beschäftigungsverhältnis ist der Aspekt der „Freiwilligkeit“ der Einwilligung problematisch, da eine gewisse „Druck- und/oder Zwangssituation“ oftmals nicht ausgeschlossen werden kann. Ein weiterer Punkt im Zusammenhang mit der Einwilligung ist, dass sie jederzeit widerrufen werden kann. Ab Widerruf durch den Beschäftigten müssen die Aufnahmen unverzüglich entfernt werden. Je nach Aufnahme kann die nicht nur ärgerlich sondern auch kostspielig sein, z.B. dann wenn es sich um eine hochwertig und aufwendig produzierte und bearbeitete Videoaufnahme handelt, die bereits veröffentlicht wurde. Ein großer logistischer, finanzieller oder organisatorischer Aufwand steht dem Recht auf Löschung des Beschäftigten dabei nicht grundsätzlich nicht entgegen. Mit Einwilligung sollte daher nur in den Fällen gearbeitet werden, in denen die Freiwilligkeit – zumindest weitgehend - unproblematisch ist und dann wenn ein etwaige Widerruf möglichst ohne großen Aufwand umgesetzt werden kann.

Alternativen:

Model-Release-Vertrag:

Als Alternative kann es sich anbieten, die Aufnahmen des Beschäftigten auf Grundlage eines gesondert abzuschließenden Vertrages zu erstellen und zu veröffentlichen (sog. „Model Release Vertrag“). Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist in diesem Fall die Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO. Dieser Vertrag wird zwischen Arbeitgeber und dem Beschäftigten abgeschlossen. Die Höhe der Gegenleistung hängt vom Leistungsumfang ab und kann bereits mit kleineren Beträgen abgedeckt sein. Der Vorteil dieser Variante ist darin zu sehen, dass der Beschäftigte nicht mehr ohne Angabe von Gründen jederzeit seinen Widerruf ausüben kann. Auch der Aspekt der Freiwilligkeit bei dieser Variante üblicherweise nicht problematisch. Die Vertragserstellung selbst ist natürlich mit einem gewissen Aufwand verbunden, diese kann sich aber bei hochwertigen bzw. kostspieligen Produktionen oder Veröffentlichungen von Bedeutung durchaus lohnen.

Arbeitsvertrag:

Aufnahmen können vereinzelt auch Teil der Leistungserbringung sein, welche im Arbeitsvertrag zwischen Arbeitgeber und dem Beschäftigten festgelegt wurde. Eine Veröffentlichung solcher Aufnahmen muss dabei allerdings ausdrücklich und unmissverständlich innerhalb des Arbeitsvertrages geregelt sein. Hier bedarf es einer Prüfung im Einzelfall bzw. einer entsprechenden vertraglichen Ausgestaltung.